نام کاربری :   
کلمه عبور :   
[فراموشی رمز توسط ایمیل]
صفحه اصلی > سیاسی و اجتماعی > آسیب شناسی اجتماعی 


  چاپ        ارسال به دوست

مدیریت از همه جا

مدیریت پروژه، امری است که در بیشتر موارد براحتی انجام نمی پذیرد. اگر پای صحبت افرادی که درگیر این موضوع هستند بنشینیم حتما از سختی هایی که در طول انجام کار مدیریت با آن دست به گریبان هستند سخن خواهند گفت.

بیشتر مدیران پروژه که اعضای گروه آنها در مکان های مختلفی از لحاظ جغرافیایی قرار دارند، با مشکلات متعددی در زمینه برقراری مشارکت صحیح بین اعضای گروه و اتمام بموقع کارهای محوله روبه رو هستند.

هرکس که به عنوان مدیر پروژه فعالیت کند، به طور ایده آل می خواهد کل پروژه در زمان تعیین شده یا در شرایط مناسب تر قبل از فرا رسیدن موعد تحویل، آماده شده باشد.

اگر شما مدیر پروژه ای هستید که در تهران فعالیت می کنید و اعضای گروه شما در مشهد، اهواز یا تبریز قرار دارند، به طور قطع دشواری هایی را خواهید داشت تا بتوانید اعضای گروه تان را مدیریت کنید.

درحالت ایده آل، بیشتر مدیران پروژه می خواهند با اعضای گروه خود ارتباطات معمول و عادی داشته باشند که این ارتباطات اصولا در طول روز و اغلب در محیط کار اتفاق می افتد. ولی زمانی که اعضای دخیل در پروژه در موقعیت های جغرافیایی مختلفی قرار گرفته اند پیش بردن پروژه به یک چالش بسیار بزرگ برای مدیران تبدیل خواهد شد.

افزون بر این که آنها وظیفه دارند کارهای خود را در فواصل مشخص شده مدیریت کنند. برخی از این کارها به پایان یافتن کارهای دیگر وابسته است بنابراین تکمیل فعالیت اول بسیار مهم است.

برای یاری رساندن به این مدیران در اعمال موثر و موفق مدیریت، بسیاری از شرکت های نرم افزاری، ابزار و نرم افزارهایی را توسعه دادند که در زمینه مدیریت وظایف محوله نیز کمک می کند.

این ابزار و نرم افزارها تمام قابلیت هایی که یک مدیر پروژه نیاز دارد تا بتواند کار خود را به طور صحیح انجام دهد، در خود جای داده است.

در صورتی که اعضای گروه تحت سرپرستی شما در فاصله نزدیک به شما باشند و بتوانید از نزدیک با آنها در ارتباط باشید، می توانید به وسیله هر نرم افزار مناسبی، کارهایشان را بخوبی مدیریت کنید ولی اگر اعضای پروژه در جاهای دیگر پراکنده باشند، مدیران مجبور هستند از ابزار آنلاین بهره بگیرند تا بتوانند پروژه را در هر مرحله پیگیری کرده و به کارها رسیدگی کنند. همچنین مدیران پروژه می توانند از ابزار مدیریت آنلاین پروژه استفاده کنند و کارهای مورد نظر را به افراد مناسب محول کنند.

همچنین یک مدیر پروژه می تواند یک وضع به روز از فعالیت های در حال انجام را با استفاده از ابزار مدیریت آنلاین در اختیار داشته باشد البته اگر احساس کردید ابزار مدیریت آنلاین فقط به وسیله مدیر پروژه مورد استفاده قرار می گیرد، سخت در اشتباهید! در واقع ابزار مدیریت آنلاین مورد استفاده اعضای گروه پروژه نیز هست. اعضای گروه باید در هر شرایطی میزان پیشرفت کارهای خود را به اطلاع مدیر پروژه برسانند که با استفاده از ابزار مدیریت آنلاین، می توانند براحتی گزارش کار خود را به روزرسانی کنند. مدیران پروژه معمولا می خواهند در هر مرحله ای بدانند کدام کارها انجام شده و کدام یک درحال انجام است و پروژه چه میزان پیشرفت داشته است.

قابلیت خوبی که در این گونه نرم افزارها وجود دارد، اعلام هشدار در زمان های تعیین شده است. در بیشتر زمان ها دیده شده که مدیران، جلسات یا اتفاقات مهمی را از دست داده اند. این نرم افزارها، سیستم هشدار دارند که به مدیران کمک می کند تا جلسات و اتفاقات را به یاد آورند.

مدیر پروژه باید به وسیله افزودن کارهای مورد نیاز و مرتب کردن آنها به ترتیب اهمیت و اولویت در طول چرخه حیات پروژه، زمان بندی واقعگرایانه ای به مدیران سطح بالاتر و همچنین کارفرمایان ارائه کنند. افزون براین آنها باید بتوانند کارایی و بهره وری پروژه را تحلیل کنند.

جدای از اجرای صحیح پروژه و برطرف کردن کامل نیازهای کارفرما، مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که پروژه در زمان تعیین شده به پایان خواهد رسید. مدیریت زمان یک بحث بسیار حیاتی در هر پروژه ای است مدیران پروژه باید در طول اجرای پروژه، اعضای گروه خود را درباره ضرب الاجل ها و نقاط عطف پروژه آگاه کنند که این کار به طور معمول از طریق ارسال ایمیل انجام می گیرد. هنگامی که یک کار در مکان های جغرافیایی مختلف انجام می شود، یک مدیر به ابزاری نیاز دارد تا بتواند به وسیله آن، خطوط زمانی و زمان بندی های خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارد.

ابزار یا نرم افزارهای کاربردی مدیریت آنلاین همچنین می تواند همانند یک نرم افزار داشبورد (Dashboard) یک واسط کاربری بلادرنگ باشد که معمولا در یک صفحه جای داده می شود و اطلاعات آن بسادگی قابل مطالعه است.

این واسط یک شمای گرافیک از وضع فعلی و همچنین پیشینه شاخص های کلیدی بهره وری یک سازمان را نمایش می دهد که استفاده از آن می تواند اتخاذ تصمیمات لحظه ای و البته آگاهانه را ممکن کند. اگر شما یک مدیر هستید و تلاش می کنید، مدیریت موثری روی منابعی که در نقاط مختلف پراکنده شده داشته باشید، باید از نرم افزارهای مدیریت آنلاین بهره ببرید؛ چرا که می تواند برای تحت کنترل درآوردن تمام منابع بسیار مفید باشد.

هنگامی که شما برای خرید یک نرم افزار جدید برنامه ریزی می کنید، نیاز دارید برای استفاده از آن آموزش هایی ببینید. این گونه آموزش ها در اغلب موارد به وسیله شرکت های نرم افزاری ارائه می شوند که آن نرم افزارها را توسعه داده است.

البته این روزها بیشتر نرم افزارها را می توان به صورت مستقیم و براحتی درک کرد و کارایی آنها را فهمید. مدیران پروژه معمولا خودشان برخی آموزش های نرم افزار را می بینند سپس به اجرای آن اقدام می کنند.

در زمان فعالیت روی پروژه ها، مدیران باید مسائل بیشتری را درباره نرم افزار یاد بگیرند ؛ زیرا آنها هستند که مسئولیت شرح قابلیت های نرم افزار را به اعضای تیم توسعه و افرادی که قرار است در آینده از آن نرم افزار یا ابزار استفاده کنند، به عهده دارند.

این آموزش ها می تواند هم به صورت آموزش گرفتن از یک معلم باشد و هم به وسیله کار با نرم افزار و دریافت تجربه های شخصی انجام شود. برای انتخاب یک ابزار مدیریت آنلاین پروژه نکاتی باید در نظر گرفته شود.

این ابزار باید مدیریت اعضای گروه ازجمله افزودن اعضای جدید، حذف اعضای ناکارآمد و مدیریت اختیارات همه افراد دخیل را برای مدیر پروژه آسان کند. باید بسادگی بتوان مسائل و کارهای مرتبط را اضافه کرد، تغییر داد یا حذف کرد.

یک ابزار مناسب حتی می تواند قابلیت افزودن وظیفه از طریق ایمیل را نیز در خود داشته باشد. از دیگر قابلیت های ابزار مدیریت آنلاین، ارائه گزارشی کلی از وضع پروژه به اعضاست و این که اعضا بتوانند جزئیاتی درباره پروژه نوشته و مستند کنند یا براحتی، چیزی را که می خواهند در آن جستجو کنند.
       
   

  محمدحسین کردونی


٢١:١٦ - 1391/12/08    /    شماره : ٩٤٦١    /    تعداد نمایش : ٤٥٨



خروج





   مطالب مرتبط
بازدیدها
امروز :5782
کل بازديدها :17402910
بازديدکنندگان آنلاين :6
بازديدازاین صفحه :185536